GeCo, Gestione Comitato. Gestionale per la Croce Rossa

Geco, Gestione Comitato è il gestionale della Croce Rossa Italiana - Comitato di Cuneo. Il progetto è nato nel 2014 e mi vede protagonista come project manager coadiuvato da un gruppo di collaboratori, tra programmatori e consulenti.

GeCo va in appoggio al gestionale unico della CRI nel supporto a quelle necessità specifiche della Croce Rossa di Cuneo. In particolare è diviso in moduli con diversi livelli di accesso a seconda delle mansioni di ogni volontario o dipendente.

La rubrica presenta l'elenco telefonico di tutti gli operatori CRI e i principali dati anagrafici che vengono aggiornati grazie all'importazione massiva dei dati in modo periodico dal gestionale unico CRI. Grazie ai filtri presente è infine possibile trovare velocemente il personale adeguato per il servizio da svolgere o con le qualifiche necessarie.

La gestione trasporti è la parte da cui è nato il progetto e si tratta di una vera e propria gestione completa di un trasporto sanitario non urgente in quanto permette all'operatore di prenotare un viaggio su un mezzo sanitario per necessità quali visite mediche, dimissioni o trasferimenti. Il servizio prevede supporto dalla chiamata alla partenza dell'equipaggio passando per la calendarizzazione dei servizi. È prevista per il futuro l'implementazione per la rendicontazione, fatturizzazione e gestione dei fogli di marcia così da andare ad eliminare software esterni non sempre rispondenti alle funzionalità richieste.

La gestione del centro di accoglienza per senza dimora permette, tramite un'interfaccia molto intuitiva, la gestione delle presenze al centro di accoglienza CRI assegnando i posti letto, gestendo le anagrafiche degli ospiti e le eventuali segnalazioni (anche con l'invio immediato su Telegram ai responsabili del servizio) nonché la rilevazione degli ingressi e delle uscite dalla struttura.

La gestione del centro di accoglienza per migranti permette invece la gestione degli arrivi dei migranti e di tutta la relativa documentazione anagrafica e sanitaria.

La gestione della sala operativa permette la gestione del personale, dei mezzi e più in generale di grandi eventi o emergenze che potrebbero verificarsi sul territorio di competenza. È presente infatti una parte per la selezione dei mezzi e risorse impiegate abbinandoli al personale. Grazie al diario invece si possono memorizzare velocemente tutte le comunicazioni durante l'evento così da averle a disposizione per qualsiasi evenienza. È inoltre presente la funzionalità di geolocalizzazione delle squadre basata sulla connessione dati dei dispositivi mobili Android. Sarà ancora da implementare con la gestione degli interventi e delle schede sanitarie e la gestione delle aree di accoglienza, anagrafica e presenze, in caso di calamità. 

La gestione del diario per la memorizzazione delle comunicazioni durante il coordinamento di una manifestazione o emergenza.

La gestione dei donatori di sangue, tessuti e organi permette la raccolta dei dati di tutti i donatori, le donazioni effettuate e i contatti per avvisi e richieste di donazione.

La bacheca elettronica è uno strumento molto utile per condividere avvisi e comunicazioni importanti ai volontari. Uno schermo è presente nella sede operativa della CRI cuneese in piazzale della Croce Rossa Italiana, 1/C ma il link è raggiungibile da chiunque per poter essere sempre informati sugli avvenimenti. Nella stessa sono presenti le previsioni meteo dei giorni successivi, le condizioni climatiche attuali, l'ora esatta e i tweet relativi alle attività CRI o a particolari attività da scegliere di volta in volta. 

La bacheca elettronica presente presso la sede operativa CRI di Cuneo.

La gestione carburante e mezzi è una funzionalità utile a essere sempre aggiornati sulla situazione del carburante del parco mezzi.

Oltre al carburante il sistema prevede la visualizzazione delle ruote montate (estive o invernali), l'ordine di uscita, la data di controllo del carburante, il numero di posti e la tipologia del mezzo. È anche possibile visualizzare la messa fuori uso o eventuali segnalazioni di anomalie che non compromettono la funzionalità del mezzo.

La schermata dove vi è il riepilogo della situazione del parco mezzi in tempo reale.

Grazie alla tecnologia NFC e ai QR code presenti in tutti i portachiavi dei mezzi, chiunque, con il proprio smartphone, può segnalare il livello attuale di carburante presente nel serbatoio, (anche per i mezzi bi-carburante) oppure segnalare eventuali danni accorsi o riscontrati allegando anche fino a tre fotografie. In caso di segnalazioni i responsabili riceveranno immediatamente una notifica su Telegram e sullo schermo apparirà un simbolo di pericolo. Sarà poi cura dei responsabili eventualmente mettere fuori uso il mezzo o archiviare la segnalazione se risolta. 

È previsto per il futuro l'implementazione con un collegamento alla centralina dei mezzi e la trasmissione in wi-fi dei dati automaticamente ogni qual volta rientrino nell'autorimessa.

Con lo smartphone si possono segnalare il livello di carburante presente e eventuali danni riscontrati al mezzo.

In futuro è prevista la sostituzione della lavagna che attualmente indica la destinazione di ogni mezzo e la composizione del suo equipaggio con uno schermo collegato a GeCo così da avere sott'occhio la situazione completa di ogni singolo mezzo che, in modo automatico andrà a compilare i campi grazie a tutti i sistemi del gestionale.

La futura bacheca elettronica contenente la situazione completa dei mezzi.

La gestione dei corsi permette la possibilità di rilasciare attestati e gestire le anagrafiche dei corsisti. Non è inclusa la parte dei corsi di accesso alla Croce Rossa in quanto presente nel gestionale nazionale.

La sezione FAQ, Frequently Asked Questions, permette infine di poter dare risposta immediata e certa agli utenti che contattano il centralino della Croce Rossa di Cuneo. Spesso le risposte cambiano a seconda delle attività svolte, del periodo dell'anno o per l'aggiornamento delle normative e chi risponde al telefono non può sapere ogni singola attività svolta. Grazie alle parole chiave si può dunque individuare velocemente la risposta più adeguata.

 La schermata delle FAQ molto intuitiva e di facile utilizzo grazie all'utilizzo di parole chiave.

Vi sono poi alcune funzionalità in cantiere oltre quelle già elencate e che verranno realizzate nei prossimi mesi e anni.

Innanzitutto verrà predisposta un'app sia per sistemi operativi Android che iOs al quale si potrà accedere alle diverse funzionalità e, in particolare, i volontari verranno avvisati di eventuali necessità per la copertura dei servizi a seconda delle proprie competenze e brevetti posseduti andando così a sostituire i diversi gruppo WhatApp con le notifiche push.

È poi in cantiere la realizzazione di un sistema di consegna delle chiavi dei mezzi atto a memorizzare data, ora e nome della persona a cui si consegna (medesima cosa per la riconsegna) grazie all'identificazione della persona tramite badge e delle chiavi tramite tecnologia NFC. Il tutto sarà supportato dal sistema Arduino.

Lo schema logico del funzionamento del sistema di consegna delle chiavi dei mezzi.

I badge vengono oggi utilizzati dai volontari e dai dipendenti per "timbrare" la presenza in servizio e quindi la copertura assicurativa. I gestionale è però fornito da un'azienda esterna e presenta molte carenze e molte funzioni inutili alle esigenze della CRI di Cuneo. È dunque prevista l'implementazione di GeCo con la parte relativa alla gestione delle bollature, sia per i volontari che per i dipendenti, con i relativi conteggi delle ore svolte e delle ferie maturate.

Un'altra funzione che sarà sviluppata è quella della gestione del protocollo che attualmente è basata su un sistema obsoleto, privo di backup e senza possibilità di archivio digitale. 

Verrà poi sviluppato un sistema di prenotazione dei saloni e sale riunioni a disposizione dei diversi gruppi di lavoro così da avere la situazione aggiornata in fase di pianificazione degli incontri.

Spesso succede che i volontari si debbano spostare per servizi esterni, corsi o motivi istituzionali, con mezzi CRI. È necessario quindi lo sviluppo di un sistema di prenotazione dei mezzi e relativa accettazione dal responsabile del parco mezzi. Ovviamente sarà perfettamente integrato in GeCo e a seconda delle necessità si potrà richiedere solamente il mezzo più adeguato.

Una porzione molto importante sarà quella ricoperta dal modulo di gestione turni che sarà sviluppato in un prossimo futuro. Andrà a sostituire tutti i tabelloni cartacei con un maxischermo utile alla visualizzazione dei turni di tutte le attività che ogni giorno la Croce Rossa di Cuneo svolge.

Il gestionale del magazzino andrà invece a semplificare il carico e lo scarico del materiale sanitario, logistico, nonché delle uniformi della CRI di Cuneo.

Un'ultima parte da sviluppare è quella relativa alle check list dei mezzi così da verificare l'operatività e segnalare immediatamente eventuali mancanze ai responsabile dando così la possibilità di ripristino.

Le possibilità di sviluppo sono molteplici e non è prevista una data di fine in quanto grazie all'ammodernamento ecologico sarà probabilmente possibile semplificare sempre di più le operazioni riducendo al minimo gli errori.